Công ty tổ chức sự kiện - Tránh những lỗi thường gặp trong việc tổ chức sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện - Tránh những lỗi thường gặp trong việc tổ chức sự kiện

Hot Tags: Công ty sự kiện, cong ty su kien, dịch vụ tổ chức sự kiện, dich vu to chuc su kien, đơn vị tổ chức sự kiện, don vi to chuc su kien, tổ chức sự  kiện, to chuc su kien,  công ty tổ chức sự kiện, cong ty to chuc su kien

Công ty tổ chức sự kiện phải kiểm tra lại chính xác thời gian họp

Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, công ty tổ chức sự kiện phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Cong ty to chuc su kien cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.

Công ty tổ chức sự kiện phải đặt chỗ trước khi đến xem địa điểm

Thông thường bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ của công ty tổ chức sự kiện không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.

Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn

Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của công ty tổ chức sự kiện, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.

Công ty tổ chức sựkiện cần tránh ký những bản hợp đồng không rõ ràng

Một nhân viên của công ty tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trước đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Công ty tổ chức sự kiện của bạn cần tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

Lên kế hoạch thất bại

Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính công ty tổ chức sự kiện của mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi người về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.

Công ty tổ chức sự kiện cần kiểm tra những ý kiến tham khảo
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.

Công ty tổ chức sự kiện bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng.
Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.

Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn.
Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.

Công ty tổ chức sự kiện lờ đi yếu tố bất ngờ.
Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.

Công ty tổ chức sự kiệncố gắng tiết kiệm tiền.
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại

Tags: Công ty sự kiện, cong ty su kien, dịch vụ tổ chức sự kiện, dich vu to chuc su kien, đơn vị tổ chức sự kiện, don vi to chuc su kien, tổ chức sự  kiện, to chuc su kien,  công ty tổ chức sự kiện, cong ty to chuc su kien

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Các tin liên quan:

·      

Tránh những lỗi thường gặp trong việc tổ chức sự kiện

Làm “sự kiện” khi nào?

Dịch vụ tổ chức sinh nhật cho bé

Trang trí chi tiết phòng sự kiện

Ngành bia rượu và cuộc chiến đặt tên thương hiệu

Sự phát triển ngày càng dày đặc các loại bia rượu, trên các quầy rượu nhanh chóng dẫn đến nhiều nhà máy sản xuất rượu và bia khắp thế giới vắt óc cho việc đặt tên cho thương hiệu ( trong hoạt động kinh doanh và trên nhãn chai) như thế nào cho độc đáo, ấn tượng, đặc biệt và quan trọng nhất là dễ nhớ.
Ngày nay bên cạnh các loại thông dụng như Cabernet, Merlot và Sauvignon, còn có Fat Bastard  và Wild Pig từ Pháp, Mad Dogs & Englishmen của Tây Ban Nha, Cat’s Pee on a Gooseberry Bush và Glamour Puss của New Zealand, và Dirty Laundry của Canada.Mục đích đằng sau các biệt danh dường như là hóm hỉnh này là sự khác biệt hoá. Trước tiên hãy làm cho người tiêu dùng nhớ đến sản phẩm của bạn, sau đó họ sẽ quay lại và thử.
Al Bowness, giám đốc mua hàng tại ủy ban quản lý bia rượu Manitoba ở Winnipeg, cho rằng: ngày nay có nhiều loại rượu được sản xuất khắp thế giới hơn bất kỳ giai đoạn nào trong lịch sử. Nhờ công nghệ hiện đại nên có rất nhiều thức uống hảo hạng và dễ uống.
Vì vậy làm thế nào phân biệt bạn trong hàng trăm các chai rượu khác nhau trên các quầy rượu? Nho ư? Các thành phần đặc biệt? Đặc điểm của rượu Pháp? Công thức lâu đời?
“Chung qui là ở việc xây dựng thương hiệu và tiếp thị và những cái tên thú vị không còn mới mẻ gì trong ngành bia rượu”, Bowness nói – những người uống rượu cách đây 20 hay 30 năm chắc chắn biết Fuddle Duck, Gimli Goose, Strawberry Angel và Lonesome Charlie – nhưng chắc họ sẽ không còn nhớ gì trong vô số sản phẩm bia rượu của vài năm qua.
Bernie Hadley Beauregard, chủ của Brandever Strategy Inc ở Vancouver, cho rằng truyền thống trong ngành bia rượu là đặt tên công ty theo vùng đất ở địa phương hoặc do óc tưởng tượng của thành viên trong gia đình. Điều đó có thể có nhiều ý nghĩa với người chủ khi đứng giữa vườn nho của mình, nhưng lại không có nghĩa gì đối với khách hàng nếu họ mua một chai rượu cho bữa ăn tối trước nửa giờ.
“Vấn đề lớn là khách không nhớ tên của chai rượu trong bữa ăn tối qua”, ông nói, “đó là bằng chứng cho thấy nghi thức đặt tên (theo truyền thống) vượt ra ngoài mong đợi “
Tên rượu đặc biệt hay bị bình phẩm ở các nhà hàng, ông nói thêm, nơi mà khách hàng không nhìn thấy nhãn hoặc cầm chai rượu trên tay- mà họ chỉ có thể đọc tên trên danh sách các loại rượu.
“Có thể là “Something Creek” hoặc “Something Valley”, và rồi bạn thấy cái tên “Laughing Stock“, ông Smith nói. “Chỉ có thể thấy cái tên. Bạn nghĩ loại này như thế nào?’ ”
Cynthia Enns và chồng mình, David, người đã tìm thấy Vườn nho Laughing Stock ở thung lũng Okanogan thuộc Anh Columbia cách đây ba năm rưỡi, ban đầu là người bán rượu vang , họ làm rượu trong gara ôtô của họ. Laughing Stock là tên rượu ban đầu khi David làm ra cho những người hàng xóm nếm. Khi họ kết hợp với các nhà tư vấn về tài chính, thì họ mới biết họ có một sản phẩm thành công.
Cynthia Enns nói ”Chúng tôi có vốn đầu tư lớn trong kỹ nghệ này. Chúng tôi đang áp dụng chương trình quà tặng và tổ chức sự kiện cho khách hàng. Mọi người đều đầu tư vốn và quĩ hỗ trợ vì vậy chương trình này tạo được tiếng vang với mọi người”
Nhãn mác chỉ hỗ trợ thêm cho thương hiệu. Đặc điểm của nó là được dán quanh chai với thông tin về tiêu chuẩn và ngày nho được đóng chai.
“Chai rượu trở thành cái vỏ có ghi thời điểm mà chúng tôi hái nho”, bà nói. “Chúng tôi nghĩ nhãn hiệu nên tạo một chút sự tò mò cho khách hàng. Bạn sẽ không biết được điều này cho đến khi dùng sản phẩm này. Ở nhà hàng, những khách quen ở bàn khác sẽ muốn thưởng thức. Họ tò mò xem bạn uống rượu gì vì chai rượu trông có vẻ tuyệt.”
“Công nghiệp rượu bia hoàn toàn dựa trên sở thích cá nhân và việc đóng nhãn cũng nhiều ý nghĩa. Nhiều người đi một vòng quanh quầy rượu và chọn sản phẩm qua nhãn hiệu” bà tiếp.
Để đầu tư cho thương hiệu nhiều hơn nữa, trong tương lai Laughing Stock phải được bán nhiều hơn nữa, phổ biến như buôn bán thịt heo và nước cam.
“Với quan điểm của người kinh doanh, chúng tôi có tiền mặt sớm. Trên phương diện người tiêu dùng, họ được chai rượu vừa được xuất xưởng trong vài tuần và (họ được mua) với giá đã giảm” bà nói, đặc biệt là sự pha trộn trong Bordeaux. Kiểu nói mỉa mai được thấy trên áo thun “hãy mua, cầm lấy và đem cất” hoặc hỏi:” tài sản của bạn thay đổi ra sao ?”
Sản phẩm mang tên vớ vẩn không còn xa lạ gì với ngành công nghiệp bia rượu, Sự cạnh tranh về vị giác trong những ngày hè qua có các loại bia như Old Engine Oil từ Harviestoun Brewery Ltd ở Scotland, bia Bithering Idiot của công ty Weyerbecher BrewingCo. ở Pennsylvania, Dragon’s Milk Oak Barrel Ale của công ty New Holland Brewing Co ở Michigan, Stumblin’s Monk của AleSmith Brewing Co ở California, và bia La Fin du Monde (tận thế) của Unibroue ở Quebec, Canada. Có lẽ loại bia có vị bạc hà tươi mát ngon nhất của Canada là bia Dead Frog. Ông Derrick Smith, CEO của nhà máy bia từng được gọi là Backwoods cho đến tháng 5, cho biết cái tên 9 năm về trước không có ý nghĩa với ông nữa.
“Không thể nhớ hết. Người ta sử dụng sản phẩm của chúng tôi, thưởng thức nó và sau hai ngày họ quên mất tên của nó. Khó để khắc phục điều này” ông nói.
Nếu không tồi tệ lắm, hãy thử yêu cầu một loại bia nhẹ “Backwoods Brewing Timnerwolf” sau khi áp dụng một vài phương pháp, ông Smith nói. Nhà sản xuất cũng cho ra đời các sản phẩm bia mật ong nâu và bia nâu sẫm.
Hiện nay, với cái tên hấp dẫn, dễ nhớ, với kiểu chữ viết và tay cầm vòi nước hình chân ếch, nhận biết 4 loại bia giống nhau không còn là vấn đề khó. Chúng tôi cạnh tranh với các công ty đã chi hàng triệu đô la “bắn” thương hiệu của họ vào đầu khách hàng”. Ông Smith nói:’ Chúng tôi không có tiền mặt như thế vì vậy chúng tôi phải áp dụng cách gây chú ý và làm cho khách hàng dễ nhớ sản phẩm của chúng tôi.
“Nếu mọi người ta cùng nhau lên án chúng tôi giết ếch, hãy gọi cho chúng tôi – Smith nhấn mạnh, không, chúng tôi không hề giết ếch trong việc làm bia). Smith, người nghiên cứu việc công ty bia rượu đặt tên sản phẩm của họ ra sao, ông nói về một số cái tên rất hay có tiềm năng đã được nghĩ ra trong những buổi “braintorming”, như Wild Duck, Mad Duck, Salty Fog -nhưng Dead Frog đã được chọn.
“Thật là một câu ấn tượng, dễ phân biệt, một chút mạo hiểm” ông nói. “Cũng gây chút tranh cãi. Mọi người hỏi rằng, “tại sao ông lại đặt tên có liên quan đến ếch chết?” Smith trả lời thêm: người tiêu dùng đang hướng đến tên tuổi của bia và tiêu thụ loại mình chọn. Doanh thu tăng lên 25 phần trăm từ khi Dead Frog ra đời.
Doanh thu áo thun cũng tăng cao theo. Smith nói rằng ông ta từng bán áo thun Backwoods vào một ngày lễ, nhưng hiện nay ông có hàng đống khách đặt hàng qua điện thoại và email. Ông còn cho ghi câu mà chưa bao giờ sử  dụng trước kia như: không có gì dễ ăn như  ếch đông lạnh, “Con đường của tôi hay của bạn?” “có đồ ướp bia cho ếch không” hay” uống bia theo phong cách ếch”.
Tư tưởng này vẫn diễn ra trên trang web Dead Frog. Dù bạn đang ở đâu trên trang web, bạn cũng đều thấy hình ảnh một chú ếch biếm họa được chuyển chở trên xe tải, bị bắn thủng do những viên đạn súng máy, bị ngã bởi một cái đe hoặc kiệt sức vì một thằng nhóc tinh ngịch đang chơi hockey.
Để chắc chắn cho sự  êm xuôi khi chuyển đổi thương hiệu, trước tiên Smith và nhân viên của ông ta đến với khách hàng, và cho họ biết về sản phẩm Dead Frog.
“Chúng tôi chưa từng mất một khách hàng nào vì sự thay đổi tên tuổi” ông nói.” Một số ít khách thăm dò trước, phần lớn khách không cần tìm hiểu về Dead Frog với Backwoods vì thế chúng tôi chắc chắn nhân viên phục vụ biết rõ điều này và có thể cho khách hàng rằng họ vẫn có thể có được hương vị yêu thích của bia Blackwoods khi họ dùng Dead Frog”
Hadley-Beaturegard nói rằng làm lại nhãn hiệu của nhà máy sản xuất bia là cơ hội hoàn hảo để liều lĩnh hơn và khẩu hiệu của tôi cho những người trong cuộc là: khi đặt tên thương hiệu thì an toàn là nguy hiểm và nguy hiểm là an toàn”. Các kệ trưng bày thật sự đầy ứ. Người chiến thắng chính là người đi lên với tên thương hiệu khéo léo và một câu chuyện phía sau để truyền bá cái tên đó ”.
Công ty tổ chức sự  kiện NETMEDIA luôn mong muốn trở thành người bạn đồng hành trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu của khách hành, đồng thời mang đến cho Quý Doanh nghiệp, Quý Công ty các dịch vụ tổ chức sự kiệntốt nhất.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Các tin liên quan:

Tổ chức sự kiện là gì
Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức sự kiện
Làm sự kiện khi nào là cần thiết
Tố chất để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà

 

 

 

 

 

 

 

 

Làm “sự kiện” khi nào?

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện event đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.
Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations – PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.
Khai trương
Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.Nên tránh đi vào lối mòn như  nhất thiết phải có chạy thử  máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ  xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như  gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.
Giới thiệu sản phẩm mới
Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.
Các kỳ nghỉ, các ngày lễ
Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.
Sự xuất hiện của những người nổi tiếng
Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.
Đồng tài trợ
Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Kỷ niệm thành lập
Đây là một sự  kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự  ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ  và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.
Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi
Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự  chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ  đúng lời hứa.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà

Trang trí chi tiết phòng sự kiện

Vật trang trí giữa bàn: Có 2 điểm cần lưu ý khi quyết định sử dụng vật trang trí giữa bàn là: phải bảo đảm khách có thể nhìn thấy mặt nhau và tạo nên ấn tượng, gây sự  chú ý của khách. Hãy sử dụng vật trang trí có kích thước đủ nhỏ để khách có thể nhìn thấy người ngồi đối diện phía bên kia bàn.
Có thể đặt những vật này lên các bệ trống thấp hoặc giương cao. Cần phải thử  nghiệm trước để kiểm tra đánh giá xem có đáp ứng yêu cầu không?
Các vật trang trí có thể đa dạng từ  rẻ và đơn giản cho tới rất đắt và tinh vi. Có thể là một hàng hoa phong lan hoặc giống hoa lai miền nhiệt đới hoặc chỉ là một bông hồng lý tưởng. Các vật trang trí có thể rất hẹp, giàu trí tưởng tượng, tương tác với nhau, vui nhộn, thơ mộng.
Nhà tổ chức sự kiện có thể tạo ra vật trang trí ấn tượng bằng cách chọn màu sắc, một loại hoa. Thay đổi chiều cao và chiều rộng của cách bố trí để tăng thêm sự  chú ý. Hãy chú ý tới tính ưu việt của các vật trang trí chọn lựa bố trí sao cho chúng cộng hưởng lẫn nhau cùng phát huy tác dụng tích cực của chúng. Chẳng hạn chọn cách phân loại hoa, hãy chú ý xem xét không chỉ việc chúng trông như thế nào mà còn hiệu quả chung của hương thơm hết hợp. Chúng có tôn mùi hương lẫn nhau không? Hãy tìm hiểu phong tục tập quán và giá trị văn hóa sự kiện. Phải bảo đảm số lượng và màu sắc hoa phải phù hợp, không chạm vào những điều kiêng kỵ. Các khách mời quan trọng thường yêu cầu vật trang trí tinh xảo.
Trang trí đặc biệt trong nhà: những vật trang trí như  pháo hoa, pháo trang kim, pháo khói và thiết bị phun khói màu v.v…có thể rất nguy hiểm. Bất cứ  thứ  gì liên quan tới nhiệt, lửa, pháo hoa…trong nhà cần được đặc biệt chú ý. Nên biết những rủi ro và phải bảo hiểm, phải có giấy phép và những quy chế về an toàn mà bạn cần. Khi khách đã ngồi vào vị trí và đặt các thứ lên mặt bàn. Nhà tổ chức sự kiện sẽ không kiểm soát được những thứ  có thể dựa vào vật dụng nhiệt. Do vậy, hãy cân nhắc trong việc sử  dụng vật dụng này.
Thời gian giao nhận vật trang trí: Đối với vật trang trí là sinh vật cảnh cần chú ý và có kế hoạch chi tiết. Hãy tìm hiểu từ cửa hàng bán hoa xem thời gian giao hàng hợp lý nhất vào khi nào. Cần tính toán xác định thời gian hoa nở hoàn toàn và ở trạng thái đẹp nhất. Hãy chú ý sữ dụng các biện pháp kỹ thuật và chế độ chăm sóc đặc biệt cho hoa nở đúng vào thời gian dự kiến.
Nhìn chung, khi gặp sự  cố sẽ khó có điều kiện thuận lợi để triển khai các giải pháp dự phòng. Chẳng hạn: yêu cầu hoa trắng tinh khiết, phía nhà cung cấp chỉ cung cấp được hoa trắng có nhụy vàng thôi, không có thời gian tìm loại hoa khác thay thế. Giai pháp khắc phục thật khó, chỉ còn cách duy nhất là phun sơn trắng hoặc vàng cho đồng màu. Do vậy, cần phải làm kế hoạch chi tiết trước và phải chuẩn bị, kiểm tra trước khi nhận hàng.
Vật trang trí dự  phòng: Cần có vật trang trí giữa bàn dự  phòng cho trường hợp số khách tăng hơn danh sách khách mời. Có rất nhiều khách dự  tổ chức sự kiện mời người thân của mình tới dự các buổi tiệc chiêu đãi hoặc liên hoan văn nghệ. Việc này gây nhiều khó khăn cho Nhà tổ chức và bị động trong công tác trang trí, phục vụ.
Thu hồi và bảo quản vật trang trí: Cần nhớ là phải thu hồi lại vật trang trí giữa bàn vào cuối buổi tối. Nếu vật trang trí đi thuê sẽ phải trả lại chủ sau khi sự  kiện kết thúc, nếu không phải trả lại thì có thể tái sử  dụng chúng vào các sự  kiện khác.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà

Dịch vụ tổ chức sinh nhật cho bé

Một số công ty truyền thông đang phát triển thêm nghề ‘tay trái’ này nhằm đáp ứng nhu cầu của những ông bố bà mẹ quá bận bịu nhưng vẫn muốn tổ chức tiệc sinh nhật đáng nhớ cho con.

Anh Đặng Văn Vốn, quản lý kinh doanh của một công ty truyền thông tại Hà Nội cho biết, gần đây ngày càng nhiều phụ huynh đến đăng ký, mỗi tháng có trên 10 hợp đồng. Thậm chí, những dịp tết 1/6 hay tết trung thu, công ty nhận được tới 20 hợp đồng tổ chức cho các bé, gồm một nhóm ở cùng khu phố hoặc bố mẹ cùng công ty.

Nhóm tổ chứcsẽ gặp trực tiếp bố mẹ các bé để lên kịch bản cho buổi tiệc, kiểm tra lại số lượng khách mời, quyết định các món ăn sao cho phù hợp với các bé, chọn địa điểm tổ chức và sau đó thỏa thuận giá cả.

Dịch vụ tổ chức sinh nhật cho bé yêu ngày càng hút khách, do các bố mẹ luôn bận rộn với công việc nhưng vẫn muốn tặng bé yêu một lễ thôi nôi đáng nhớ, vui vẻ và chu đáo cùng bạn bè. Ảnh: Thanh Hoa

Phụ huynh có thể thuê dịch vụ làm sinh nhật cho bé tại nhà với đầy đủ các thiết bị. Tuy nhiên nếu không gian chặt hẹp, tránh va vấp cho các bé khi vui chơi, bố mẹ có thể thuê địa điểm ở ngoài.

Với một event như vậy, các nhà tổ chức thường phải lên kế hoạch kỹ từng khâu, từ việc thiết kế và in ấn thiệp mời, chuẩn bị đồ ăn, đồ uống, sáng tạo ra các trò chơi nhằm thu hút và tạo không gian chơi đùa thoải mái cho các bé tham dự, trang trí phòng ốc sao cho bắt mắt, chuẩn bị các nhạc cụ cần thiết.

Các bé yêu trong ngày sinh nhật

Hoạt náo viên của chương trình đồng thời là MC vừa đón khách và cùng chơi với các bé. Giá thuê mỗi MC như vậy vào khoảng 1 triệu đến 1,5 triệu đồng. Phụ huynh có thể đặt thêm các tiết mục xiếc khỉ, biểu diễn ảo thuật…Mỗi chương trình thêm 1,5 triệu đến 2 triệu đồng.

Các bé yêu tỏ ra thích thú với những bữa tiệc sinh nhật như vậy. Bé Vodka, con gái cưng của anh Đặng Hồng Vũ (Tây Hồ, Hà Nội) suốt ngày hỏi bố mẹ “đã đến sinh nhật Vodka chưa, bố mẹ lại làm như thế nhé, các bạn Ka ai cũng thích”

Phông nền của bữa tiệc được thiết kế và in sẵn với những dòng chữ mừng sinh nhật bé yêu. Mỗi tấm bạt này có giá khoảng 100.000 đồng, 40.000 đồng mỗi mét vuông. Ảnh: Thanh Hoa

Ngoài khâu trang trí cho không gian phòng, các cô chú còn hóa trang cho bé thành nhân vật trong truyện cổ tích như super man, nàng bạch tuyết, thỏ ngọc. Mỗi bé đến dự còn được tặng những chiếc mũ chóp dài tham gia các trò chơi như ” đuổi hình bắt chữ”, “ai là triệu phú”, “đường lên đỉnh Olympia” hay các cuộc thi vẽ tranh.

Trong những chương trình này, phụ huynh cũng có thể tham gia cùng các bé. Và sau mỗi cuộc chơi, ban tổ chức sẽ tặng quà cho các bé là những hộp đựng bút nhỏ, gấu bông hay hộp keo… Chi phí cho mỗi món quà khoảng từ 8.000 đến 30.000 đồng.

Chi phí cho việc thiết kế và in ấn bạt nền cho bữa tiệc khoảng 100.000 đồng, 40.000 đồng mỗi mét vuông. Gia đình có điều kiện có thể thuê thêm dịch vụ các chú gấu khổng lồ đi lại cùng chơi và cùng chụp ảnh với các bé, chi phí cho mỗi chú gấu này khoảng 400.000 đến 500.000 đồng 2,5 tiếng. Trong suốt bữa tiệc có nhân viên chụp ảnh, ghi hình làm kỷ niệm cho các bé.

Tổng chi phí cho một buổi tiệc như vậy có giá từ 7 triệu đến 15 triệu đồng, tùy vào các dịch vụ, loại hình ăn uống và địa điểm mà khách lựa chọn. Nếu chỉ thuê khâu tổ chức, không kèm ăn uống và địa điểm, chi phí chỉ 1,5 triệu đồng.

Ở Hà Nội có khoảng 20 công ty truyền thông chuyên tổ chức sự kiện kinh doanh dịch vụ này và trên 40 nhóm sinh viên kinh doanh thông qua các diễn đàn dành cho cha mẹ, các mối quan hệ giới thiệu.

Anh Phạm Ngọc Đức, Giám đốc một công ty truyền thông cho biết mỗi tháng công ty nhận tới trên 20 hợp đồng tổ chức sinh nhật cho các bé, nhưng lợi nhuận thu được từ dịch vụ này chỉ chiếm 2% so với tổng lợi nhuận từ các dịch vụ khác. Công ty mở thêm dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu đang tăng của rất nhiều phụ huynh đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanh và phát triển thương hiệu.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà

Làm thế nào để tổ chức sự kiện event chuyên nghiệp

Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao
Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:

Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện:
Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Viết chương trình (proposal):
Là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự  giám sát của các trưởng bộ phận.
Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện:
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal):
Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự  kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức sự  kiện event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty tổ chức sự  kiện phải thực sự  +tâm huyết với công việc mình đang làm.
Hy vọng,  khi biết được những quy trình cụ thể cho những người làm event ở Việt Nam, mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các khách hàng của mình.
Theo SAGA

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Các tin liên quan:

Tổ chức sự kiện là gì
Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức sự kiện
Làm sự kiện khi nào là cần thiết


Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà

7 quy trình chuẩn để tổ chức 1 sự kiện event

Quản lý tổ chức sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:
1.Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự  ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
2.Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3.Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc – Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline.
4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5.Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự  kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
6.Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử  dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
7.Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng  tổ chức sự  kiện event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

Mọi chi tiết xin liên hệ :
CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Các tin liên quan:

Tổ chức sự kiện là gì
Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức sự kiện
Làm sự kiện khi nào là cần thiết


Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà

Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện event

Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp vào tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy, xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu.
Mỗi một mùa đều mang đến những việc cần phải xem xét và những tin tức cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song Nhà tổ chức có thể chuẩn bị được những vấn đề cơ bản do thời tiết gây ra.
Nhà tổ chức cần lưu ý rằng thời tiết khí hậu mang tính quy luật của tự  nhiên, song tác động cụ thể của nó tới đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội lại phải gắn với địa hình từng khu vực. Khi tiến hành phân tích thời tiết để dự trù công việc phải kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố đó mới có thể xuyên suốt những công việc cụ thể phải giải quyết do thời tiết gây ra.
Ở Việt Nam, thời tiết mang tính quy luật rõ nét ở hai miền rất khác nhau. Dưới đây là một số đặc điểm chính của thời tiết hai miền.
Miền Bắc, bao gồm các tỉnh, thành phố từ  Thừa Thiên Huế trở ra (Bắc Đèo Hải Vân) có bốn mùa rõ rệt: Xuân, hạ, thu, đông. Mỗi mùa có đặc điểm thời tiết khác biệt.

• Vào mùa xuân, thời tiết ấm áp, độ ẩm cao và những trận mưa phùn kéo dài vài ba ngày thậm chí hàng tuần. Hoa cỏ tốt tươi, cây cối nở hoa kết trái. Mùa xuân là mùa lễ hội kéo dài. Tổ chức sự kiện trong mùa xuân gặp nhiều thuận lợi. Tuy nhiên các Nhà tổ chức cũng cần lưu ý các đợt rét đầu xuân và phải khai thác tác động tích cực của lễ hội ở khu vực. Ngoài ra cuối xuân thường có nắng sớm và mưa rào đầu hè, cũng là những vấn đề không thể bỏ qua. Mùa xuân thường xuất hiện sương mù, ảnh hưởng tới các chuyến bay, các hoạt động trên sông, trên biển.

• Vào mùa hè, trời nóng nực, oi nồng, nhiệt độ không khí thường dao động trên 30oC. Những cơn mưa giông mùa hạ tuy không dài như  mùa xuân nhưng rất nặng hạt. Mưa lớn lại tập trung trong một khu vực nhất định nên dẫn tới lũ lụt chi phối đời sống kinh tế xã hội, như giao thông vận tải, nông nghiệp, v.v… Đây là điều kiện dễ dàng cuốn hút mọi người vào mặt trận chống thiên tai lũ lụt sẽ là rất phù hợp.

Thời tiết mùa hè tác động trực tiếp tới sự kiện, bắt buộc Nhà tổ chức phải chọn địa điểm và phương thức tổ chức thích hợp.

• Mùa thu ở miền Bắc thường khô hanh, tiết trời dịu mát. Nắng nhẹ và se lạnh. Trời cao xanh, cây trái vào mùa thu hoạch. Trời không còn mưa nhiều như mùa hè mà thi thoảng mới có trận mưa mau. Nước sông , hồ và biển đều trong xanh. Mùa thu gợi nhiều cảm xúc và ý tưởng mới lạ. Có thể tổ chức các sự kiện ngoài trời với những sáng tạo độc đáo.

• Mùa đông tiết trời khô hanh, xen lẫn các đợt mưa phùn gió bấc, trời ùn mây xám xịt, khó có điều kiện để tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên mùa đông có những nét đặc thù có thể khai thác tốt cho sự kiện. Một số địa phương như Mẫu Sơn, SaPa, Mộc Châu có tuyết rơi, thật là món quà quý giá thiên nhiên ban tặng cho xứ  sở nhiệt đới này. Nhiệt độ thấp, thiên nhiên khắc nghiệt đã làm cho người ta dễ dàng xích lại gần nhau, dễ dàng hòa nhập.

Miền Nam, gồm các tỉnh, thành phố từ Đà Nẵng trở vào, có hai mùa rõ rệt là mùa mưa và mùa khô.

• Mùa mưa ở miền Nam kéo dài từ tháng 4 tới tháng 10. Mùa này nhiệt độ cao và đều đặn xuất hiện những cơn mưa rào nhiệt đới diễn ra nhanh chóng. Trong những năm gần đây, do môi trường sinh thái toàn cầu xấu đi làm quy luật thời tiết khí hậu cũng khác trước. Các trận bão diễn ra liên tiếp ở các tỉnh Nam Trung Bộ, thậm chí cả Nam Bộ đã gây ra lũ lụt nặng, ở các tỉnh miền Trung làm tắc nghẽn giao thông đường sắt, đường bộ, đường không cũng gặp khó khăn. Có nhiều chuyến bay chậm giờ hoặc bị hủy. Lũ lụt gây thiệt hại lớn về kinh tế, đặt ra nhiều vấn đề bức xúc phải giải quyết.

• Mùa khô ở miền Nam kéo dài từ tháng 11 tới tháng 3  năm sau. Thời tiết khí hậu mùa này khác hẳn. Bắt đầu trời quang đãng, rất ít mưa. Các hoạt động giao thông vận tải đều phát triển. Hoạt động sự kiện ở ngoài trời cũng rất phù hợp. Vào mùa khô, vấn đề nước uống, nước tưới tiêu là rất quan trọng. Đó là vấn đề công chúng quan tâm. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý những nội dung đó. Mùa khô cho phép ta thực hiện sự kiện với những nét riêng biệt, sáng tạo, thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ mới.

Ngoài 4 mùa ở ngoài Bắc, 2 mùa ở trong Nam, Nhà tổ chức cần chú ý tới các tiểu vùng khí hậu. Các tiểu vùng khí hậu gắn liền với từng địa phương nơi diễn ra sự kiện.
Trước khi lên chương trình, hãy xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện tới mức nào. Cần quan hệ với cơ quan khí tượng địa phương, cơ quan du lịch để nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra như nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm, sương giá, gió mùa, v.v… trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Hãy hỏi số liệu thống kê diễn biến thời tiết chính thức, không chấp nhận một bản báo cáo bằng miệng.
Cho dù trước kia chưa bao giờ diễn ra những hiện tượng thời tiết mà ta quan tâm (gió, mưa, tuyết, v.v…) thì các Nhà tổ chức cần có những giải pháp dự phòng đối với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những điểm dự phòng.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Các tin liên quan:

Tổ chức sự kiện là gì
Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức sự kiện
Làm sự kiện khi nào là cần thiết

Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà

Tổ chức sự kiện không quá khó với người mới tìm hiểu

Tổ chức sự kiện: một ngành mới dành cho người năng động: Trong nhưng năm gần đây tổ chức sự kiện là một ngành mới nổi, rất mới mẻ và năng động
Nếu bạn vừa vào nghề nên làm nhưng sự kiện đơn giản như trang trí lễ Noel cho các nhà hàng, khách sạn, ngân hàng … bạn chỉ cần có 5% lãi suất để bạn có thêm kinh nhiệp nghề nghiệp.

Sự nhanh chóng trưởng thành sẽ không bao giờ tới với bạn, bạn nên thực hiện các sự kiện nhỏ tốt nhất và đẹp nhất, sự kiện bạn tạo ra có điểm nhấn nhất, do vậy đòi hỏi không ít thời gian và công sức để lĩnh hội kiến thức về tổ chức sự kiện trừ khi bạn có tài năng bẩm sinh. Thông trường thì ngành tổ chức sự kiện event chon người chứ không phải người chọn nghề, đòi hỏi sự tỷ mỉ trong quản lý, sáng tạo trong thiết kế, am hiểu được mong muốn và yêu cầu khách hàng, giao tiếp tốt trong kinh doanh và tư vấn.

Các tố chất bản thân cần có:

• Tận dụng hết tố chất bản thân.
• Có sức khỏe.
• Lập kế hoạch, lên chương trình.
• Thiết kế bố cục sự kiện.
• Không ngừng tích lũy kinh nghiệm.
• Lưu trữ tư liệu và phát triển dữ liệu.
• Phát triển mối quan hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
• Thiết kế dụng cụ tối ưu, liên tục bảo trì dụng cụ.
• Luôn lắng nghe khách hàng góp ý.

Những điều trên chúng tôi cũng đã từng làm, ví dụ như dụng cụ không tối ưu sẽ khó thi công, không thể tiết kiệm thời gian và nhân công, có thể dẫn tới một sự kiện không tốt bởi dụng cụ bị hỏng giữa lúc “nước sôi lửa bỏng”. Do vậy việc tối ưu hóa và bảo trì dụng cụ là một khâu quan trọng.

Sáng tạo được nhiều mẫu sự kiện lớn nhỏ để tổ chức theo kiểu tham gia “cho vui” như các chương trình mang tính cộng đồng được tài trợ … sẽ tạo cho bạn nhiều kiếm thức khi bạn vào nghề. Điều quan trọng nhất phải đam mê và yêu thích vì ngành này tương đối mệt mỏi, nhiều người trong ngành đánh giá là: “tổ chức sự kiện chỉ dành cho nhưng người năng động”.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn

Các tin liên quan:

Tổ chức sự kiện là gì
Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức sự kiện
Làm sự kiện khi nào là cần thiết

Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  NETMEDIA 

Giải thưởng Bông lúa vàng Việt Nam 2012 - BỘ NN&PTNN 

CHƠI CHỮ - ĐÀI PTTH HN

TeamBuilding "We are family" - BNI Excellence Chapter

Gala Dinner cho Công ty Cổ phần AKA

Lễ ra mắt sản phẩm mới cho công ty Lifan Việt Nam

Lễ ra mắt sản phẩm dụng cụ điện cầm tay Keyang

Lễ ra mắt Ra mắt dòng máy ảnh CASIO tại thị trường Việt Nam

Team building cho Cty CP đầu tư xây lắp dầu khí Hòa Bình PVC5

Teambuilding cho Công ty in Hồng Hà