Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 2013

Tổ chức sự kiện chương trình giao lưu…

Tổ chức sự kiện chương trình giao lưu cơ bản bao gồm những nội dung sau:

- Ý tưởng chương trình

- Chủ đề (tên gọi)

- Đối tượng tham gia chương trình

Đây là 3 yếu tố then chốt, có mối quan hệ biện chứng lẫn nhau để từ đó người tổ chức chương trình sẽ thiết kế một chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích, yêu cầu đề ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự.

Thứ tự của 3 yếu tố này có khi được hoán vị cho nhau nhưng để bắt đầu hình thành một chương trình giao lưu thì người tổ chức sự kiện phải trả lời 3 câu hỏi:

-Tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì ?

-Chủ đề (tên gọi) như thế nào cho phù hợp ?

-Chương trình này dành cho ai ?

Với câu hỏi : Tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì ? Tức là chúng ta phải hình dung ra loại hình tổ chức, hay thường gọi là phát thảo ý tưởng. Chúng ta có thể hình dung 3 yếu tố trên như 3 đỉnh của 1 tam giác, và để tạo thành 1 tam giác thì không thể thiếu 1 trong 3 đỉnh.

Nhìn chung, khi đã xác định ý tưởng – chủ đề – đối tượng thì công việc tiếp theo của người thực hiện chương trình là Tổ chức sự kiện với 3 công đoạn như sau :

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện

Sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần chuẩn bị một kịch bản chi tiết về chương trình, bao gồm MC script, lịch trình, công việc cụ thể của từng bộ phận tham gia trong việc tổ chức sự kiện.

Chọn người dẫn chương trình cho sự kiện - MC

Người được chọn làm dẫn chương trình (MC) phải được tham gia ngay từ khâu xây dựng kịch bản, vì như thế MC sẽ được nắm bắt ngay những nội dung đầu tiên và hiểu được vấn đề muốn nói. MC phải dành thời gian nghiên cứu kỹ kịch bản sự kiện. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình chuẩn bị hết mọi chuyện, MC chỉ là người giới thiệu lại chương trình, thì sự kiện sẽ bị sơ cứng, MC không hiểu rõ vấn đề để truyền đạt.

Công tác lễ tân (hậu cần) phục vụ chương trình

Đây là một phần không kém phần quan trọng đối với bất kỳ một sự kiện, có những chương trình chuẩn bị kịch bản tốt, nhưng chỉ cần sơ xuất về lễ tân sẽ làm giảm đi chất lượng của sự kiện. Đối với các chương trình giao lưu quốc tế, bên cạnh kịch bản nội dung thường kèm theo kịch bản lễ tân riêng. Để hạn chế những ảnh hưởng về lễ tân, người tổ chức sự kiện cần chú ý:

- Thư mời tham dự sự kiện : Phải nghiêm túc, lịch sự, đầy đủ thông tin.

- Trang trí phục vụ chương trình : Cần đảm bảo tính nghiêm túc, đơn giản và ấn tượng. Nghiêm túc ở đây là câu chữ chuẩn xác, huy hiệu hay biểu tượng chính thức, tránh trường hợp phông chữ trang trí lòe loẹt, kiểu cách không cần thiết.

- Tiếp khách - đón khách : Chúng ta nên đặt 1 bàn tiếp khách ở phía trước bên ngoài nơi diễn ra hoạt động và cử lực lượng hướng dẫn khách vào vị trí ngồi. Điều này vừa thể hiện lòng tôn trọng với khách mà chúng ta mong muốn họ đến tham dự, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho điểm danh, an ninh trật tự.

- Nước uống hoặc trái cây có 2 cách chuẩn bị : Để sẵn trên bàn nơi khách ngồi hoặc có khu vực để riêng bánh, trái cây, nước uống ở 1 góc sạch sẽ... để khách tự nhiên dùng. Các công việc này phải hoàn tất trước khi khách bước vào chương trình, người phục vụ phải ăn mặc lịch sự. Tuyệt đối tránh việc khi khách đang ngồi xem chương trình sự kiện, tiếp tân mới đem nước ra mời và đi tới lui ngang mặt khách. Đối với người sẽ phát biểu phải có người tiếp tân chuẩn bị nước, có ly và mở nắp chai nước sẵn (nếu là nước suối...). Tránh việc để nguyên chai nước suối, không mở nắp, dùng ống hút là mất lịch sự.

- Tặng hoa hay quà lưu niệm trên sân khấu : Cán bộ làm tiếp tân cần phải được chuẩn bị kỹ, cần đến địa điểm tổ chức trước để khảo sát địa điểm và cách xuất hiện như thế nào cho hợp lý.

Có 3 điểm lưu ý khi làm tiếp tân, đặc biệt là tặng hoa hay quà lưu niệm:

- Ăn mặc lịch sự : nữ áo dài, nam thắt cravat.

- Khuôn mặt phải rạng rỡ, tươi vui, luôn hướng vào người sẽ tặng.

- Không được quay lưng ra khán giả, thậm chí kể cả lúc đi vào.

Tổ chức chương trình sự kiện

Sau tất cả những công tác sự kiện chuẩn bị chu đáo trên, việc tổ chức thực hiện chương trình chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên cũng có nhiều chương trình do thời gian chuẩn bị gấp, việc điều hành chuẩn bị chương trình thiếu tính khoa học và nhiều lý do khác... nên chương trình sự kiện diễn ra không đúng như mong muốn. Điều chú ý nhất trong khi tổ chức chương trình là: Phải bố trí người điều phối chương trình sự kiện trong và ngoài sân khấu. Người điều phối sẽ giúp cho người tổ chức chương trình sự kiện liên kết và chuẩn bị điều hành những tiết mục tiếp theo của chương trình sự kiện, xử lý tất cả những nội dung liên quan để giúp cho MC yên tâm trên sân khấu. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình, MC và điều phối chương trình sự kiện là 1, thậm chí kiêm luôn cả ca sĩ phục vụ chương trình là không nên.

Sau mỗi chương trình tổ chức sự kiện

Cần mở hồ sơ lưu kịch bản chương trình sự kiện, kèm theo những lưu ý của chương trình sự kiện vừa tổ chức về mọi mặt để rút kinh nghiệm cho những chương trình sự kiện sau tốt hơn, vì chắc chắn chúng ta sẽ còn thực hiện nhiều chương trình sự kiện tương tự.

TAG: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | tổ chức sự kiện chương trình giao lưu

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn lường trước được những sự cố gặp phải trong chương trình và xử lý tốt những tình huống đó. Netmedia xin chia sẻ những kỹ năng xử lý sự cố thường gặp trong tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn.

Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời.Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài.

Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.

Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày.

Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!

Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là... hứa hão! Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.

Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng... doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ...

Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.

Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.

Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ... Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo...

Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu... đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn.

Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh “đánh” vào...

Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”.Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu.

Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo! Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình.

Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô... không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.

Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân... Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ!

Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm. Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng.

Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao... Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào.

Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác. Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.

TAG: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Đối với các hoạt động tổ chức sự kiện teambuilding, tổ chức sự kiện hoạt động ngoài trời,… thì tham gia trò chơi luôn gây được hứng thú cho các thành viên tham gia. Do đó, tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi những người làm chương trình kỹ năng tổ chức trò chơi.

Những diễn biến của trò chơi lớn mang lại cho người chơi những vui buồn và thông qua trò chơi thì người tổ chức mong muốn cung cấp những kiến thức về văn hóa lịch sử, truyền thống, kỹ năng sinh hoạt tập thể...

Bên cạnh đó, thông qua Trò chơi lớn người tổ chức hiểu thêm về các trại sinh những mặt ưu và khuyết từng người. - Nếu bạn là người đi trại nhiều nhưng chưa một lần được tham dự Trò chơi lớn thì xem như những cuộc trại của bạn sẽ mất đi một phần ý nghĩa và hào hứng.

- Trong khi tham gia Trò chơi lớn thì việc được tìm hiểu thêm về ý nghĩa cuộc chơi và kiến thức là then chốt, còn lại là những trò chơi vận động, thử thách nhỏ được kịch bản hóa để nêu bật lòng can đảm, trí thông minh, sự khéo léo và nhanh nhạy của các bạn. Người chơi như cuốn vào những trận đánh, hóa thân thành những chiến sĩ giải phóng quân hoặc sẽ đóng vai thành những dũng sĩ tiêu diệt cái ác bảo vệ hòa bình... và thế là họ xung trận một cách vô tư, nhiệt tình để rồi có những cảm xúc đọng lại sau khi trò chơi kết thúc.

- Để tham dự Trò chơi lớn bạn cần phải có một vốn kiến thức về lịch sử xã hội. Ngoài ra, bạn cần biết thêm một số kỹ năng sinh hoạt như: morse, sémaphore, mật thư... và các kỹ năng cơ bản khác.

- Trò chơi lớn đòi hỏi các bạn tham gia không chỉ ở cá nhân bạn mà còn thử thách ngay chính tính tập thể của đội mà bạn tham gia. Nếu có sự đoàn kết nhất trí cao độ trong toàn đội thì sẽ tạo được kết quả như đội mong muốn. Không có Trò chơi lớn nào mà đội chiến thắng lại chỉ là một người.

TRÒ CHƠI LỚN LÀ THẾ NÀO?

- Để có thể tổ chức tốt một chương trình Trò chơi lớn thật hấp dẫn, vui tươi thì phải đòi hỏi một số yêu cầu như sau:

I. ĐỐI VỚI NGƯỜI CHỈ HUY TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

1. Phải xác định chủ đề, tên gọi, mục tiêu của Trò chơi lớn:

- Chủ đề của Trò chơi lớn có thể là: những câu chuyện lịch sử truyền thống, chuyện cổ tích thần thoại, chuyện phiêu lưu mạo hiểm, trinh thám, khoa học viễn tưởng hay họp bạn...

- Tên của Trò chơi lớn phải gắn với chủ đề nhằm giúp người chơi vào vai trong suốt cuộc chơi. Ví dụ như: Đi tìm kho báu của Thần Mặt trời, Chiến thắng Điện Biên Phủ, Hành trình khoa học...

- Mục tiêu và yêu cầu của trò chơi là nhằm kiểm tra kỹ năng chuyên môn, giáo dục truyền thống, rèn luyện thể chất và giao lưu giữa các bạn.

2. Phải nắm vững kỹ năng chuyên môn:

- Kỹ năng chuyên môn là gì? Là các lý thuyết được huấn luyện bây giờ ứng dụng cụ thể trong kỳ trại hay Trò chơi lớn. - Người tổ chức Trò chơi lớn giỏi phải là người nắm vững các kỹ năng sinh hoạt tập thể như: truyền tin, mật thư, nút dây, dấu đường, cứu thương... và phải có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống trong Trò chơi lớn như: các đội quá khích, đi sai theo lộ trình dự kiến...

3. Phải nắm rõ địa hình, địa thế:

- Trò chơi lớn có thành công không cũng phụ thuộc nhiều vào việc người thiết kế Trò chơi lớn biết chọn địa điểm sao cho phù hợp với cuộc chơi. Trên từng ngã đường, đồi núi, cây cỏ, sông suối... phải gắn liền với nội dung hoạt động cho phù hợp kịch bản.

- Mặt khác người tổ chức phải biết cách vẽ sơ đồ Trò chơi lớn, bản đồ chạy trạm và cách thức di chuyển. Cách di chuyển giữa các trạm ra sao? Hình thức chạy trạm xoay vòng hay cuốn chiếu? Đi cụm hay từng đội riêng biệt?

- Để thực hiện tốt việc bố trí trạm qua căn cứ địa hình, bắt buộc người tổ chức phải tham gia tiền trạm.

* Ghi chú: "tiền trạm" là một thuật ngữ trong sinh hoạt để nêu lên quá trình nghiên cứu thực địa nơi ta dự kiến tổ chức hoạt động nhằm nắm được các yếu tố thiên nhiên và con người địa phương. Qua đó tổ chức tốt các hoạt động tại trại.

4. Bố trí lực lượng cho Trò chơi lớn:

a. Đối với lực lượng Ban tổ chức:

- Phải xác định có bao nhiêu trạm, địa điểm ở đâu?

- Mỗi trạm bao nhiêu người? Có đủ sức không?

- Nhiệm vụ của từng thành viên trong mỗi trạm?

- Việc điều phối bổ sung lực lượng của trạm ra sao?

- Nội dung mỗi trạm làm gì? "Kỷ luật - Thống nhất - Công bằng - Tuyệt đối bí mật" là những nguyên tắc mà mỗi thành viên trong Ban tổ chức phải chấp hành.

b. Đối với người tham gia Trò chơi lớn:

- Số lượng người chơi là bao nhiêu?

- Sự chênh lệch giữa nam nữ ? Điều đó có quan trọng không?

- Độ tuổi của người tham gia? Có ảnh hưởng gì không?

- Trình độ và mức độ tham gia của các đội? Nếu ta trả lời được những câu hỏi đặt ra thì ta sẽ thiết kế trò chơi vừa sức, không quá khó hay quá dễ. Cuối cùng có thể chuẩn bị cho mỗi đội tham gia có đặc điểm riêng biệt nhằm dễ nhận biết như nón, áo, thẻ đeo...

5. Xác định thời gian diễn ra Trò chơi lớn:

- Ta căn cứ vào những yếu tố: tổng số trạm, đoạn đường di chuyển, trình độ tham gia của các đội và mức độ các nội dung thử thách để xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho từng trạm và cả cuộc chơi.

- Tùy vào chủ đề, địa điểm, thời tiết, điều kiện tổ chức, đối tượng tham gia mà ta xác định thời điểm xuất phát và kết thúc của cuộc chơi: ban đêm, khuya, sáng hay chiều.

6. Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ:

- Ta phải căn cứ vào nội dung thử thách từng trạm mà tiến hành chuẩn bị các dụng cụ cho cuộc chơi thật đủ và chi tiết. Nên chăng có thêm công tác chăm lo sức khỏe cho người tham gia. Yếu tố vật dụng trò chơi cũng được xem là quan trọng vì nó diễn tả ý đồ kịch bản được hoàn hảo.

- Trước khi diễn ra Trò chơi lớn phải họp Ban tổ chức để rà soát lại sự chuẩn bị của các trạm và có thể thông báo cho các đội và cá nhân người tham gia những vấn đề cần chuẩn bị trước.

7. Xây dựng kịch bản và diễn tiến Trò chơi lớn:

Khi đã nắm vững các yêu cầu trên thì công việc cuối cùng là viết kịch bản Trò chơi lớn bao gồm:

a. Những vấn đề chung:

- Tên trò chơi? Mục đích, yêu cầu? Số lượng tham gia?

- Thời gian tiến hành? Nội quy và hiệu lệnh chung?

- Biên chế đội? Vật dụng các trạm?

b. Diễn biến trò chơi phải tuân theo trình tự như kịch bản:

- Trạm xuất phát ở đâu? Kết thúc ở đâu?

- Diễn biến chạy trạm? Xoay vòng hay cuốn chiếu?

- Ai chịu trách nhiệm điều phối diễn biến trò chơi? Trước khi chơi, người điều phối có thể giới thiệu sơ nét về tên gọi và những chặng thử thách cho người chơi. Để tạo sự bất ngờ và thú vị cho người chơi thì toàn bộ kế hoạch Trò chơi lớn phải được giữ bí mật tuyệt đối.

II. ĐỐI VỚI NGƯỜI THAM GIA SỰ KIỆN:

1. Phải có sức khỏe:

Đây là tiêu chuẩn đầu tiên vì Trò chơi lớn đòi hỏi sự vận động tối đa cả về trí tuệ và sức lực, nếu sức khỏe yếu sẽ ảnh hưởng cho đơn vị trong quá trình chơi.

2. Phải có kỹ năng:

Người chơi phải biết ít nhất một trong những nội dung sinh hoạt tập thể để thực hiện tốt các nội dung tại trạm. Đa số qua các Trò chơi lớn thì lực lượng "ăn theo" dường như đông hơn những bạn có chuyên môn. Qua cuộc chơi thì những bạn này cũng sẽ rút ra những kinh nghiệm và bài học cho riêng mình để phấn đấu trong thời gian tới.

3. Phải có tính kiên trì, chịu khó, linh hoạt, sáng tạo và chủ động được thời gian:

Đây là vai trò, đức tính của người phụ trách, đội trưởng mỗi đội.

4. Phải trung thực, ý thức kỷ luật và tinh thần tập thể cao:

Đây là nguyên tắc bắt buộc của người tham dự Trò chơi lớn.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Bài viết liên quan:

Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Nguồn: netmedia.com.vn

Vì sao nên ứng dụng Mobile Apps vào tổ chức sự kiện ?

Là một công ty tổ chức sự kiện, việc xây dựng một hệ thống Mobile App sẽ làm cho công việc trở nên suôn sẻ hơn, bởi việc phổ biến các thông tin của sự kiện đến khách hàng của bạn sẽ được xử lí một cách nhẹ nhàng. Công ty Netmedia xin chia sẻ 13 lí do vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện để thuyết phục bạn.

1.Thông tin sự kiện được công bố một cách rộng rãi:

Thông qua Mobile App, những người quan tâm sẽ nhanh chóng có được thông tin về những diễn giả, buổi hội thảo, hay là nhà tài trợ. Những điều mà sự kiện trước đó của bạn mất nhiều công sức mới làm được.

2.Tương tác với khách hàng:

Nếu trước đây, bạn bị động với những vấn đề có thể đột ngột xảy ra cho sự kiện được bạn chuẩn bị một cách công phu, thì nay bạn sẽ chủ động ngay từ đầu bằng cách lưu ý cho những người quan tâm về một thông tin mới nào đó, và bạn sẽ chắc chắn được là họ biết điều đó.

3.Tăng thêm lợi ích cho nhà tài trợ:

Ứng dụng này cũng cho phép bạn đưa logo, thông tin chi tiết hoặc cách liên hệ với nhà tài trợ cho những khách hàng mục tiêu. Nó làm tăng tính minh bạch và tương tác giữa các nhãn hàng tài trợ và khách hàng mà họ hướng đến.

4.Nhật ký cá nhân:

Giúp cho người tham gia ước định được nội dung và thời gian diễn ra chương trình, không có bất cứ cơ hội tham gia nào bị bỏ lỡ.

5.Tránh lãng phí:

Thay vì tốn một đống tiền in các bản thảo và sau đó làm ô nhiễm môi trường vì vứt chúng đi, bạn có thể tổ chức một sự kiện ít tốn kém hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng.

6.Không phụ thuộc quá nhiều vào internet:

Dù cho địa điểm bạn tổ chức sự kiến không có wifi, thì Mobile App sẽ giúp bạn thoát khỏi sự phụ thuộc đó.

7.Nếu bạn tổ chức chuỗi sự kiện:

Không nghi ngờ gì Mobile App sẽ đảm bảo rằng tất cả những người tham dự sự kiện hôm nay của bạn, sẽ có đầy đủ thông tin về sự kiện kế tiếp mà bạn tổ chức.

8.Thu gọn toàn bộ giao diện của web trên màn hình di động:

Mobile App có thể gói gọn toàn bộ thông tin trên web khá đơn giản. Bên cạnh đó, bạn còn có thể tận dụng chỗ tên để trống của ứng dụng này để đưa tên logo và nhãn hiệu bạn muốn xuất hiện.

9.Bản đồ trong tay:

Để đảm bảo mỗi vị khách tham gia đều nắm rõ đường đi đến nơi tổ chức sự kiện, thì ứng dụng di động sẽ cung cấp cho họ một bản đồ thật chi tiết và rõ ràng.

10.Chất lượng và đổi mới:

Một sự kiện thật ấn tượng, đầy sự đổi mới nhưng vẫn đáp ứng được mục đích kinh doanh của nó là phần thưởng bạn sẽ nhận được.

11.Phản hồi của khách hàng:

Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, tất cả những người tham gia đều có thể liên lạc với ban tổ chức để chia sẻ suy nghĩ hoặc đánh giá của họ, biết được điểm yếu của mình thông qua những phản hồi là một cơ hội tuyệt vời để những sự kiện trong tương lai của bạn hoàn hảo hơn.

12.Công cụ marketing:

Các ứng dụng di động được tuỳ chỉnh sẽ trở thành những công cụ quảng cáo đắc lực cho bất kỳ lãnh vực kinh doanh nào. Điều đó sẽ góp phần làm tăng lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.

13.Người phụ tá đắc lực tổ chức sự kiện:

Bạn có thể chắc chắn là bất kì thắc mắc nào của khách hàng về sản phẩm đều được giải đáp bởi thông tin đã được tích hợp đầy đủ cho họ thông qua ứng dụng này

Tuy nhiên, để cho việc sử dụng ứng dụng di động đạt hiệu quả, nằm trong tầm kiểm soát của bạn và phản ánh chính xác thông tin về sự kiện, thì bạn cần xem xét một cách kĩ lưỡng về mục đích của sự kiện đó. Dù thế nào đi nữa, thì khách hàng vẫn sẽ luôn cảm thấy tiện lợi với dịch vụ này.

Tại Việt Nam, hoạt động tương tư như thế này là Mobile marketing, không chỉ đơn thuần là việc gửi tin nhắn quảng cáo, kênh truyền thông này được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi, chương trình vui chơi trúng thưởng ... tùy theo các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Người làm sự kiện có thể liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ để được tư vấn thêm về các ứng dụng và hiệu quả của hình thức này cũng như để họ đáp ứng những yêu cầu của bạn.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện?

Bài viết liên quan:

Nghề tổ chức sự kiện và lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói

Tổ chức sự kiện chương trình giao lưu…

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện

Chọn người dẫn chương trình cho sự kiện - MC

Công tác lễ tân (hậu cần) phục vụ chương trình

Tổ chức chương trình sự kiện

Sau mỗi chương trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Vì sao nên ứng dụng Mobile Apps vào tổ chức sự kiện ?

1.Thông tin sự kiện được công bố một cách rộng rãi:

2.Tương tác với khách hàng:

3.Tăng thêm lợi ích cho nhà tài trợ:

4.Nhật ký cá nhân:

5.Tránh lãng phí:

6.Không phụ thuộc quá nhiều vào internet:

7.Nếu bạn tổ chức chuỗi sự kiện:

8.Thu gọn toàn bộ giao diện của web trên màn hình di động:

9.Bản đồ trong tay:

10.Chất lượng và đổi mới:

11.Phản hồi của khách hàng:

12.Công cụ marketing:

13.Người phụ tá đắc lực tổ chức sự kiện:

Liên kết web

On Google+

On Twitter

Tổ chức sự kiện on Facebook

Blog Archive

Labels

Blog Archive

Popular Posts

Giới thiệu về tôi

Recent Posts