Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: tháng 10 2013

Tổ chức sự kiện và quy trình vận động tài trợ( phần tiếp theo)

Ở phần trước, chúng tôi đã chia sẻ những lưu ý cần thiết để lên kế hoạch thiết lập gói tài trợ. Ở phần này các bạn sẽ nắm rõ hơn về việc tiếp cận nhà tài trợ và toàn bộ quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện

1. Viết một bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ

Thường thì cách tốt nhất để tiếp cận các nhà tài trợ tiềm năng là viết bản kế hoạch sơ bộ ngắn gọn nêu bật những điểm cốt yếu, ấn tượng nhất, đối tượng khách tham dự sẽ tham dự event, những cơ hội quảng bá tại sự kiện và cơ hội cho các nhà tài trợ tiềm năng qua các gói tài trợ ấn tượng. Ngoài ra, cũng nên hiểu rõ sự khách biệt giữa tài trợ và đóng góp. Đóng góp cũng là một cách xin tài trợ cho sự kiện của bạn, nhưng cách tiếp cận khác nhay và bạn nên sử dụng một đề nghị gây quỹ.

2. Xác định các nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện của bạn

Nhà Tổ chức sự kiện cần quan sát các sự kiện tương tự có thể giúp bạn lên danh sách các nhà tài trợ tìm năng. Dành thời gian để xây dựng mối quan hệ với đại diện PR của các công ty địa cũng là một trong những cách tốt nhất để tìm kiếm tài trợ cho các sự kiện trong tương lai.
Để vận động tài trợ hiệu quả cần phải xác định xem sự kiện của bạn thuộc loại nào, khách mời của sự kiện là ai. Bởi vì họ sẽ chính là khách hàng tiềm năng những người mà các nhà tài trợ nào sẽ xem như khách hàng mục tiêu của mình. Tiếp cận các nhà tài trợ có cùng đối tượng mục tiêu và các giá trị sẽ khả thi hơn khi thoả thuận.
Nghiên cứu về các công ty tiềm năng mà bạn nghĩ có thể là quan tâm đến việc tài trợ sự kiện của bạn. Thông thường, các nhà tài trợ tiềm năng là các công ty với ngân sách quảng cáo lớn đang làm rất nhiều quảng cáo địa phương, muốn duy trì quan hệ tốt với cộng đồng, các công ty cố gắng để đạt được thị phần trong một thị trường cụ thể, hoặc các công ty mới đang cố gắng thiết lập thương hiệu của họ.
Bạn phải xem xét những gì các thương hiệu đang cố gắng để đạt được cả về mặt tài chính và sáng tạo. Nhà tài trợ mà bạn cần để bổ sung cho chương trình phải phù hợp để có sự gắn kết và đạt được mục tiêu tổng thể của sự kiện. Ví dụ: bạn đang làm một show thời trang Armani Exchange. Nó sẽ không có ý nghĩa nếu đi sau là một thương hiệu thời trang như Banana Republic cho tài trợ. Nhà tài trợ có thể có ý nghĩa là thương hiệu rượu, nhãn hiệu mỹ phẩm.

3. Tiếp cận các nhà tài trợ

Thông qua qua danh sách các nhà tài trợ tiềm năng, tìm ra những người chịu trách nhiệm cho việc tài trợ. Các công ty lớn có thể có một người dành riêng cho nhiệm vụ này. Các công ty cỡ trung bình thường sẽ có một người quản lý tiếp thị, quảng cáo, họ có quyền quyết định tài trợ. Trong các công ty nhỏ, quyết định có thể sẽ được thực hiện bởi chủ sở hữu hoặc chủ tịch.
Theo dõi và đề nghị một cuộc họp. Trong cuộc họp sơ bộ, tìm hiểu những gì công ty đang tìm kiếm khi họ xem xét các cơ hội tài trợ. Hỏi xem mức độ họ muốn thu hút sự chú ý của các phương tiện truyền thông, khách hàng mục tiêu. Hãy chuẩn bị để thảo luận về cơ hội kích hoạt từ các gói tài trợ với họ.

4. Đàm phán và ký kết

Khi bạn và nhà tài trợ đã xác định các gói tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của họ và hãy lập văn bản chi tiết hơn. Thêm vào các chi tiết như điều khoản thanh toán, vị trí đặt logo, thanh toán cho quảng cáo, lợi ích cho người tham dự từ các công ty tài trợ. Tùy thuộc vào kích thước của gói tài trợ.
Đối với tài trợ lớn hơn, chẳng hạn như nhà tài trợ sẽ có quyền đặt tên cho sự kiện, bạn nên làm một hợp đồng chi tiết hơn. Tư vấn pháp lý có thể là cần thiết để đảm bảo hợp đồng là công bằng cho cả hai bên. Một cuộc họp với các nhà tài trợ có thể là cần thiết trước khi bạn đồng ý về những gì bạn có thể cung cấp và những gì họ cần cho mục đích tiếp thị của họ.

6. Thực hiện và theo dõi

Nếu các nhà tài trợ tham dự sự kiện của bạn chắc chắn rằng họ sẽ ấn tượng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn. Sau sự kiện, hãy chuẩn bị để cung cấp cho mỗi nhà tài trợ của bạn với bằng chứng cho thấy bạn hoàn thành các cam kết của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chụp ảnh hoặc video của sự kiện, giám sát phương tiện truyền thông, và đặt cùng một “sổ lưu niệm” của các sự kiện và bằng chứng là nó đã thành công như bạn ước tính trong đề xuất của bạn. Gặp gỡ với các nhà tài trợ để xem xét việc thực hiện sự kiện. Đây là bước đầu tiên hướng tới đổi mới tài trợ cho năm tới. Hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi thư cảm ơn cho họ.

TAGS: công ty sự kiện | to chuc su kien

Quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không đơn giản là một công việc mà thực chất đó là một chuỗi công việc tổ chức một chương trình sự kiện thành công. Bên cạnh việc tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì việc tìm kiếm một nhà tài trợ là vô cùng quan trọng. Chúng tôi xin chia sử quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện.

Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mối tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng. Điều này được thực hiện bằng cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị logo của công ty tại các sự kiện hoặc địa điểm và các phương tiện truyền thông quảng bá sự kiện.

Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì bạn cần có một đề xuất tuyệt vời. Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mối quan hệ có ý nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Để có một mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài trợ dài hạn người có thể đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ tin tưởng và nhận ra giá trị về lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc cùng bạn. Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng không dễ dàng để vận động tài trợ cho nên bạn cần lưu ý một số vấn đề.

Xây dựng gói tài trợ

Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giúp các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách hàng của họ. Vì vậy, xây dựng gói tài trợ nên tập trung vào lợi nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại. Đưa ra đề nghị tài trợ phù hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ đáng kể.

Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty. Bao gồm một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chi tiết cụ thể về các lựa chọn tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cần, chẳng hạn như vị trí gian hàng cho các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện tổng thể và vị trí đặt logo của nhà tài trợ.

Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ Tổ chức sự kiện.

Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thể tương tác với sản phẩm hoặc thương hiệu của các nhà tài trợ. Giới thiệu các gian hàng trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu. Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các kênh kết nối mạng.

Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ

Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên "cán cân". Chẳng hạn, tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về chương trình, sơ đồ, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ và các chi phí. Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái đã thành công như thế nào. Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những gì các đối tác khác đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng. Mục đích ở bước này là để làm nổi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự kiện tương tự để thu hút các nhà tài trợ.
Cấu trúc các gói tài trợ bao gồm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày gian hàng. Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ về tiếp xúc thương hiệu cho nhà tài trợ có thể của bạn. Chẳng hạn, với nhà tài trợ cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương hiệu lên thiệp mời. Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp giống như trên và có thể thêm một cái gì đó giống như bao gồm logo trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng. Đối với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều tương tự như các nhà tài trợ tầng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục công bố.

Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ

Tài trợ là một hình thức quảng cáo. Giống như phương tiện truyền thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan. Bạn sẽ cần phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện. Ngoài con số này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài liệu khác, như quà tặng. Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi ngày (thường là những con số này có thể khảo sát được).
Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho sự kiệncủa bạn, bao gồm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo. Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính).
Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh giá các mục này và đính kèm một giá đến từng mục. ví dụ, nếu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$. Con số này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào sự nổi bật của logo và số lượng của mỗi người nhìn thấy nó. Ngoài ra, số lượng có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào chất lượng. Điều này được dựa trên những ấn tượng đối với thị trường mục tiêu của nhà tài trợ. ví dụ, giá trị giao thông trên đường có thể được giảm giá nhưng giá trị của người tham dự từ một nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể cao hơn. Nổi bật tương đối của thương hiệu sự kiện cũng có thể giảm giá thẩm định hoặc cho phép bạn để giá cao hơn.

Thiết lập các gói tài trợ

Rõ ràng, bạn không muốn bán mỗi vị trí biểu tượng là 100 $ chp nên tốt hơn là nên đóng gói các tài trợ tại số lượng gia tăng như $10,000, $25,000, $50,000 và như vậy. Các gói thay đổi theo vị trí địa điểm, các bộ phận của chương trình sự kiện, hoặc phân đoạn sự kiện.
Bạn cũng có thể xem xét các gói đặc biệt cho nhà tài trợ cao cấp. Cung cấp độc quyền cho một nhà tài trợ duy nhất có thể dẫn đến một mức giá lớn hơn nhưng cũng có thể loại trừ các nhà tài trợ khác. Cho nên cần cân nhắc cẩn thận. Nếu bạn tìm kiếm một nhà tài độc quyền thì làm điều này trước khi tìm đến các nhà tài trợ tiềm năng khác với đề nghị của bạn.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

7 công việc cần làm để trở thành chuyên gia của một công ty tổ chức sự kiện

Công việc tổ chức sự kiện vốn là công việc mà bạn yêu thích và luôn mơ ước thành công. Bạn đã hết sức nỗ lực trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tuy nhiên để trở thành chuyên gia tại một công ty tổ chức sự kiện có tiếng, bạn nên làm 7 công việc sau:

1. Định giá kỹ năng tổ chức sự kiện hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.
Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

2. Học bằng cách nào

Hầu hết những tổ chức sự kiện đều có chung một đặc điểm như cách ăn uống, hình dáng thì giống những người làm nghệ thuật hay phát ngôn viên. Một chuyên gia tổ chức sự kiện là một người biết cách lôi kéo tất cả những thành phần ấy gắn lại với nhau.
Có nhiều nguồn thông tin tốt có thể giúp bạn học hỏi được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện và sự trợ giúp của sân khấu cho việc tổ chức sự kiện bao gồm: chọn thời điểm, lựa chọn khách mời, khoản chi phí để thực hiện, đưa ra khoảng thời lượng chính xác, thiết lập kế hoạch làm việc, làm việc với những khách hàng nào và hội chợ tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn có kiến thức sâu về lĩnh vực này thì có nhiều trường cao đẳng đào tạo và mức học phí phù hợp với từng loại bằng cấp, chứng chỉ cho chuyên ngành này. Nếu bạn không muốn học ở trường mà cần phải có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực này thì vẫn có những quyển sách dạy về chương trình này.

3. Tự tạo kinh nghiệm trong tay

Con đường dễ học nhất về những bước đi đầy phức tạp này là thông qua kinh nghiệm cá nhân.
Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức, bạn sẽ có lợi ích gấp bội bởi trong lúc này bạn đang miệt mài trau dồi những kỹ năng cho bạn. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Cũng có thể bạn tự nguyện tham gia những tổ chức sự kiện tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị họ giúp đỡ. Thật tuyệt vời trong kế hoạch này bạn sẽ học hỏi một công việc mới trong lúc bạn bạn vẫn đang làm cái công việc cũ rích của mình.

4. Tự lập lên một chương trình tổ chức sự kiện

Chương trình này là môt sự tập hợp những điều nhỏ nhặt từ trong công việc của bạn, cùng với những tư liệu khác bạn có thể đưa ra cho nhà tuyển dụng xem. Chương trình này sẽ giúp bạn có thế mạnh hơn trong đơn xin việc, và nó chứng tỏ bạn có đầy đủ khả năng cho công việc này. Chương trình của bạn sẽ bao gồm những hình ảnh, những bài viết hấp dẫn và những thứ khác chứa đựng những dự định sắp tới.
Tài liệu cho chương trình của bạn có thể bạn thu thập từ bất cứ các chương trình tổ chức sự kiện nào hoặc từ những ý tưởng và những đề tài mà bạn chuẩn bị cho kế hoạch sắp tới. Nêu ra những hoạt động tốt nhất của bạn và đừng lo lắng về điều ấy. Mọi người sẽ tin tưởng bạn nếu bạn có nhiều ý tưởng nổi bật mặc dù chưa bộc lộ rõ.

5. Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê (thậm chí nếu bạn dự định mở ra cho mình một kế hoạch tổ chức sự kiện về kinh doanh) sẽ cho bạn một mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Những chuyên gia tổ chức hội thảo và hội nghị là những nhà lập kế hoạch cực nhanh tiến bộ trong nhiều năm. Bạn có thể học hỏi từ họ qua những tin tức.

Những công ty, những người thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện bao gồm những khách sạn và các khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời, và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên.
Nhiều người làm việc bằng cách tổ chức các cuộc đi chơi như đi picnic và các cuộc hội nghị tại công ty họ làm việc. Bạn đều có thể tham gia.

6. Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Nếu bạn lên ý tưởng thực hiện một mình và sẽ kiếm được 100,000 USD trong một năm cũng như một chuyên gia tổ chức sự kiện thực thụ, thời gian này bạn quyết tâm hành động và có đủ kiều kiện cho một tổ chức sự kiện. Nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện có nguồn gốc từ phía gia đình, có thế mạnh về lĩnh vực này thì cũng bắt đầu không dễ. Với sự dồi dào về thông tin, bạn có thể bắt đầu với công việc này, chắc chắn bạn sẽ đưa công việc tổ chức sự kiện của minh đi lên khá dễ dàng.
Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp,hội thảo hoặc tương tự như vậy.

7. Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, bạn sẽ xây dựng một tổ chức sự kiện với những khách hàng của bạn. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và các dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, những công ty cung cấp trang thiết bị, khách sạn, nhà nhiếp ảnh…
Nghiên cứu thông tin từ mỗi nhà doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá cả phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với những nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt bạn sẽ có được nhiều khách hàng từ việc người này sẽ giới thiệu cho người kia về ý tưởng của bạn.
Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển nó sau khi bạn đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoat động xã hội sẽ học hỏi được nhiều điều.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói