Quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không đơn giản là một công việc mà thực chất đó là một chuỗi công việc tổ chức một chương trình sự kiện thành công. Bên cạnh việc tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì việc tìm kiếm một nhà tài trợ là vô cùng quan trọng. Chúng tôi xin chia sử quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện. 

Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mối tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng. Điều này được thực hiện bằng cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị logo của công ty tại các sự kiện hoặc địa điểm và các phương tiện truyền thông quảng bá sự kiện. 

Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì bạn cần có một đề xuất tuyệt vời. Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mối quan hệ có ý nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Để có một mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài trợ dài hạn người có thể đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ tin tưởng và nhận ra giá trị về lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc cùng bạn. Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng không dễ dàng để vận động tài trợ cho nên bạn cần lưu ý một số vấn đề.

Xây dựng gói tài trợ

Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giúp các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách hàng của họ. Vì vậy, xây dựng gói tài trợ nên tập trung vào lợi nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại. Đưa ra đề nghị tài trợ phù hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ đáng kể.

Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty. Bao gồm một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chi tiết cụ thể về các lựa chọn tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cần, chẳng hạn như vị trí gian hàng cho các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện tổng thể và vị trí đặt logo của nhà tài trợ.

Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ Tổ chức sự kiện.

Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thể tương tác với sản phẩm hoặc thương hiệu của các nhà tài trợ. Giới thiệu các gian hàng trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu. Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các kênh kết nối mạng.

Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ

Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên "cán cân". Chẳng hạn, tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về chương trình, sơ đồ, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ và các chi phí. Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái đã thành công như thế nào. Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những gì các đối tác khác đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng. Mục đích ở bước này là để làm nổi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự kiện tương tự để thu hút các nhà tài trợ.
Cấu trúc các gói tài trợ bao gồm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày gian hàng. Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ về tiếp xúc thương hiệu cho nhà tài trợ có thể của bạn. Chẳng hạn, với nhà tài trợ cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương hiệu lên thiệp mời. Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp giống như trên và có thể thêm một cái gì đó giống như bao gồm logo trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng. Đối với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều tương tự như các nhà tài trợ tầng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục công bố.

Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ

Tài trợ là một hình thức quảng cáo. Giống như phương tiện truyền thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan. Bạn sẽ cần phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện. Ngoài con số này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài liệu khác, như quà tặng. Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi ngày (thường là những con số này có thể khảo sát được).
Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho sự kiệncủa bạn, bao gồm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo. Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính).
Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh giá các mục này và đính kèm một giá đến từng mục. ví dụ, nếu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$. Con số này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào sự nổi bật của logo và số lượng của mỗi người nhìn thấy nó. Ngoài ra, số lượng có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào chất lượng. Điều này được dựa trên những ấn tượng đối với thị trường mục tiêu của nhà tài trợ. ví dụ, giá trị giao thông trên đường có thể được giảm giá nhưng giá trị của người tham dự từ một nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể cao hơn. Nổi bật tương đối của thương hiệu sự kiện cũng có thể giảm giá thẩm định hoặc cho phép bạn để giá cao hơn.

Thiết lập các gói tài trợ

Rõ ràng, bạn không muốn bán mỗi vị trí biểu tượng là 100 $ chp nên tốt hơn là nên đóng gói các tài trợ tại số lượng gia tăng như $10,000, $25,000, $50,000 và như vậy. Các gói thay đổi theo vị trí địa điểm, các bộ phận của chương trình sự kiện, hoặc phân đoạn sự kiện.
Bạn cũng có thể xem xét các gói đặc biệt cho nhà tài trợ cao cấp. Cung cấp độc quyền cho một nhà tài trợ duy nhất có thể dẫn đến một mức giá lớn hơn nhưng cũng có thể loại trừ các nhà tài trợ khác. Cho nên cần cân nhắc cẩn thận. Nếu bạn tìm kiếm một nhà tài độc quyền thì làm điều này trước khi tìm đến các nhà tài trợ tiềm năng khác với đề nghị của bạn.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:  

• 7 công việc cần làm để trở thành chuyên gia của công ty tổ chức sự kiện
• 7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công
• Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả 
• Công ty netmedia tổ chức sự kiện “ Đêm Gala Doanh Nhân Quảng Ninh 2013”  
• Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm hợp lý để tổ chức sự kiện  

Nguồn : netmedia.com.vn