Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: tháng 11 2013

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn lường trước được những sự cố gặp phải trong chương trình và xử lý tốt những tình huống đó. Netmedia xin chia sẻ những kỹ năng xử lý sự cố thường gặp trong tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn.

Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời.Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài.

Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.

Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày.

Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!

Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là... hứa hão! Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.

Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng... doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ...

Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.

Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.

Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ... Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo...

Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu... đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn.

Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh “đánh” vào...

Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”.Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu.

Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo! Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình.

Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô... không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.

Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân... Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ!

Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm. Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng.

Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao... Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào.

Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác. Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.

TAG: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Đối với các hoạt động tổ chức sự kiện teambuilding, tổ chức sự kiện hoạt động ngoài trời,… thì tham gia trò chơi luôn gây được hứng thú cho các thành viên tham gia. Do đó, tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi những người làm chương trình kỹ năng tổ chức trò chơi.

Những diễn biến của trò chơi lớn mang lại cho người chơi những vui buồn và thông qua trò chơi thì người tổ chức mong muốn cung cấp những kiến thức về văn hóa lịch sử, truyền thống, kỹ năng sinh hoạt tập thể...

Bên cạnh đó, thông qua Trò chơi lớn người tổ chức hiểu thêm về các trại sinh những mặt ưu và khuyết từng người. - Nếu bạn là người đi trại nhiều nhưng chưa một lần được tham dự Trò chơi lớn thì xem như những cuộc trại của bạn sẽ mất đi một phần ý nghĩa và hào hứng.

- Trong khi tham gia Trò chơi lớn thì việc được tìm hiểu thêm về ý nghĩa cuộc chơi và kiến thức là then chốt, còn lại là những trò chơi vận động, thử thách nhỏ được kịch bản hóa để nêu bật lòng can đảm, trí thông minh, sự khéo léo và nhanh nhạy của các bạn. Người chơi như cuốn vào những trận đánh, hóa thân thành những chiến sĩ giải phóng quân hoặc sẽ đóng vai thành những dũng sĩ tiêu diệt cái ác bảo vệ hòa bình... và thế là họ xung trận một cách vô tư, nhiệt tình để rồi có những cảm xúc đọng lại sau khi trò chơi kết thúc.

- Để tham dự Trò chơi lớn bạn cần phải có một vốn kiến thức về lịch sử xã hội. Ngoài ra, bạn cần biết thêm một số kỹ năng sinh hoạt như: morse, sémaphore, mật thư... và các kỹ năng cơ bản khác.

- Trò chơi lớn đòi hỏi các bạn tham gia không chỉ ở cá nhân bạn mà còn thử thách ngay chính tính tập thể của đội mà bạn tham gia. Nếu có sự đoàn kết nhất trí cao độ trong toàn đội thì sẽ tạo được kết quả như đội mong muốn. Không có Trò chơi lớn nào mà đội chiến thắng lại chỉ là một người.

TRÒ CHƠI LỚN LÀ THẾ NÀO?

- Để có thể tổ chức tốt một chương trình Trò chơi lớn thật hấp dẫn, vui tươi thì phải đòi hỏi một số yêu cầu như sau:

I. ĐỐI VỚI NGƯỜI CHỈ HUY TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

1. Phải xác định chủ đề, tên gọi, mục tiêu của Trò chơi lớn:

- Chủ đề của Trò chơi lớn có thể là: những câu chuyện lịch sử truyền thống, chuyện cổ tích thần thoại, chuyện phiêu lưu mạo hiểm, trinh thám, khoa học viễn tưởng hay họp bạn...

- Tên của Trò chơi lớn phải gắn với chủ đề nhằm giúp người chơi vào vai trong suốt cuộc chơi. Ví dụ như: Đi tìm kho báu của Thần Mặt trời, Chiến thắng Điện Biên Phủ, Hành trình khoa học...

- Mục tiêu và yêu cầu của trò chơi là nhằm kiểm tra kỹ năng chuyên môn, giáo dục truyền thống, rèn luyện thể chất và giao lưu giữa các bạn.

2. Phải nắm vững kỹ năng chuyên môn:

- Kỹ năng chuyên môn là gì? Là các lý thuyết được huấn luyện bây giờ ứng dụng cụ thể trong kỳ trại hay Trò chơi lớn. - Người tổ chức Trò chơi lớn giỏi phải là người nắm vững các kỹ năng sinh hoạt tập thể như: truyền tin, mật thư, nút dây, dấu đường, cứu thương... và phải có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống trong Trò chơi lớn như: các đội quá khích, đi sai theo lộ trình dự kiến...

3. Phải nắm rõ địa hình, địa thế:

- Trò chơi lớn có thành công không cũng phụ thuộc nhiều vào việc người thiết kế Trò chơi lớn biết chọn địa điểm sao cho phù hợp với cuộc chơi. Trên từng ngã đường, đồi núi, cây cỏ, sông suối... phải gắn liền với nội dung hoạt động cho phù hợp kịch bản.

- Mặt khác người tổ chức phải biết cách vẽ sơ đồ Trò chơi lớn, bản đồ chạy trạm và cách thức di chuyển. Cách di chuyển giữa các trạm ra sao? Hình thức chạy trạm xoay vòng hay cuốn chiếu? Đi cụm hay từng đội riêng biệt?

- Để thực hiện tốt việc bố trí trạm qua căn cứ địa hình, bắt buộc người tổ chức phải tham gia tiền trạm.

* Ghi chú: "tiền trạm" là một thuật ngữ trong sinh hoạt để nêu lên quá trình nghiên cứu thực địa nơi ta dự kiến tổ chức hoạt động nhằm nắm được các yếu tố thiên nhiên và con người địa phương. Qua đó tổ chức tốt các hoạt động tại trại.

4. Bố trí lực lượng cho Trò chơi lớn:

a. Đối với lực lượng Ban tổ chức:

- Phải xác định có bao nhiêu trạm, địa điểm ở đâu?

- Mỗi trạm bao nhiêu người? Có đủ sức không?

- Nhiệm vụ của từng thành viên trong mỗi trạm?

- Việc điều phối bổ sung lực lượng của trạm ra sao?

- Nội dung mỗi trạm làm gì? "Kỷ luật - Thống nhất - Công bằng - Tuyệt đối bí mật" là những nguyên tắc mà mỗi thành viên trong Ban tổ chức phải chấp hành.

b. Đối với người tham gia Trò chơi lớn:

- Số lượng người chơi là bao nhiêu?

- Sự chênh lệch giữa nam nữ ? Điều đó có quan trọng không?

- Độ tuổi của người tham gia? Có ảnh hưởng gì không?

- Trình độ và mức độ tham gia của các đội? Nếu ta trả lời được những câu hỏi đặt ra thì ta sẽ thiết kế trò chơi vừa sức, không quá khó hay quá dễ. Cuối cùng có thể chuẩn bị cho mỗi đội tham gia có đặc điểm riêng biệt nhằm dễ nhận biết như nón, áo, thẻ đeo...

5. Xác định thời gian diễn ra Trò chơi lớn:

- Ta căn cứ vào những yếu tố: tổng số trạm, đoạn đường di chuyển, trình độ tham gia của các đội và mức độ các nội dung thử thách để xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho từng trạm và cả cuộc chơi.

- Tùy vào chủ đề, địa điểm, thời tiết, điều kiện tổ chức, đối tượng tham gia mà ta xác định thời điểm xuất phát và kết thúc của cuộc chơi: ban đêm, khuya, sáng hay chiều.

6. Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ:

- Ta phải căn cứ vào nội dung thử thách từng trạm mà tiến hành chuẩn bị các dụng cụ cho cuộc chơi thật đủ và chi tiết. Nên chăng có thêm công tác chăm lo sức khỏe cho người tham gia. Yếu tố vật dụng trò chơi cũng được xem là quan trọng vì nó diễn tả ý đồ kịch bản được hoàn hảo.

- Trước khi diễn ra Trò chơi lớn phải họp Ban tổ chức để rà soát lại sự chuẩn bị của các trạm và có thể thông báo cho các đội và cá nhân người tham gia những vấn đề cần chuẩn bị trước.

7. Xây dựng kịch bản và diễn tiến Trò chơi lớn:

Khi đã nắm vững các yêu cầu trên thì công việc cuối cùng là viết kịch bản Trò chơi lớn bao gồm:

a. Những vấn đề chung:

- Tên trò chơi? Mục đích, yêu cầu? Số lượng tham gia?

- Thời gian tiến hành? Nội quy và hiệu lệnh chung?

- Biên chế đội? Vật dụng các trạm?

b. Diễn biến trò chơi phải tuân theo trình tự như kịch bản:

- Trạm xuất phát ở đâu? Kết thúc ở đâu?

- Diễn biến chạy trạm? Xoay vòng hay cuốn chiếu?

- Ai chịu trách nhiệm điều phối diễn biến trò chơi? Trước khi chơi, người điều phối có thể giới thiệu sơ nét về tên gọi và những chặng thử thách cho người chơi. Để tạo sự bất ngờ và thú vị cho người chơi thì toàn bộ kế hoạch Trò chơi lớn phải được giữ bí mật tuyệt đối.

II. ĐỐI VỚI NGƯỜI THAM GIA SỰ KIỆN:

1. Phải có sức khỏe:

Đây là tiêu chuẩn đầu tiên vì Trò chơi lớn đòi hỏi sự vận động tối đa cả về trí tuệ và sức lực, nếu sức khỏe yếu sẽ ảnh hưởng cho đơn vị trong quá trình chơi.

2. Phải có kỹ năng:

Người chơi phải biết ít nhất một trong những nội dung sinh hoạt tập thể để thực hiện tốt các nội dung tại trạm. Đa số qua các Trò chơi lớn thì lực lượng "ăn theo" dường như đông hơn những bạn có chuyên môn. Qua cuộc chơi thì những bạn này cũng sẽ rút ra những kinh nghiệm và bài học cho riêng mình để phấn đấu trong thời gian tới.

3. Phải có tính kiên trì, chịu khó, linh hoạt, sáng tạo và chủ động được thời gian:

Đây là vai trò, đức tính của người phụ trách, đội trưởng mỗi đội.

4. Phải trung thực, ý thức kỷ luật và tinh thần tập thể cao:

Đây là nguyên tắc bắt buộc của người tham dự Trò chơi lớn.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Bài viết liên quan:

Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Nguồn: netmedia.com.vn

Vì sao nên ứng dụng Mobile Apps vào tổ chức sự kiện ?

Là một công ty tổ chức sự kiện, việc xây dựng một hệ thống Mobile App sẽ làm cho công việc trở nên suôn sẻ hơn, bởi việc phổ biến các thông tin của sự kiện đến khách hàng của bạn sẽ được xử lí một cách nhẹ nhàng. Công ty Netmedia xin chia sẻ 13 lí do vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện để thuyết phục bạn.

1.Thông tin sự kiện được công bố một cách rộng rãi:

Thông qua Mobile App, những người quan tâm sẽ nhanh chóng có được thông tin về những diễn giả, buổi hội thảo, hay là nhà tài trợ. Những điều mà sự kiện trước đó của bạn mất nhiều công sức mới làm được.

2.Tương tác với khách hàng:

Nếu trước đây, bạn bị động với những vấn đề có thể đột ngột xảy ra cho sự kiện được bạn chuẩn bị một cách công phu, thì nay bạn sẽ chủ động ngay từ đầu bằng cách lưu ý cho những người quan tâm về một thông tin mới nào đó, và bạn sẽ chắc chắn được là họ biết điều đó.

3.Tăng thêm lợi ích cho nhà tài trợ:

Ứng dụng này cũng cho phép bạn đưa logo, thông tin chi tiết hoặc cách liên hệ với nhà tài trợ cho những khách hàng mục tiêu. Nó làm tăng tính minh bạch và tương tác giữa các nhãn hàng tài trợ và khách hàng mà họ hướng đến.

4.Nhật ký cá nhân:

Giúp cho người tham gia ước định được nội dung và thời gian diễn ra chương trình, không có bất cứ cơ hội tham gia nào bị bỏ lỡ.

5.Tránh lãng phí:

Thay vì tốn một đống tiền in các bản thảo và sau đó làm ô nhiễm môi trường vì vứt chúng đi, bạn có thể tổ chức một sự kiện ít tốn kém hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng.

6.Không phụ thuộc quá nhiều vào internet:

Dù cho địa điểm bạn tổ chức sự kiến không có wifi, thì Mobile App sẽ giúp bạn thoát khỏi sự phụ thuộc đó.

7.Nếu bạn tổ chức chuỗi sự kiện:

Không nghi ngờ gì Mobile App sẽ đảm bảo rằng tất cả những người tham dự sự kiện hôm nay của bạn, sẽ có đầy đủ thông tin về sự kiện kế tiếp mà bạn tổ chức.

8.Thu gọn toàn bộ giao diện của web trên màn hình di động:

Mobile App có thể gói gọn toàn bộ thông tin trên web khá đơn giản. Bên cạnh đó, bạn còn có thể tận dụng chỗ tên để trống của ứng dụng này để đưa tên logo và nhãn hiệu bạn muốn xuất hiện.

9.Bản đồ trong tay:

Để đảm bảo mỗi vị khách tham gia đều nắm rõ đường đi đến nơi tổ chức sự kiện, thì ứng dụng di động sẽ cung cấp cho họ một bản đồ thật chi tiết và rõ ràng.

10.Chất lượng và đổi mới:

Một sự kiện thật ấn tượng, đầy sự đổi mới nhưng vẫn đáp ứng được mục đích kinh doanh của nó là phần thưởng bạn sẽ nhận được.

11.Phản hồi của khách hàng:

Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, tất cả những người tham gia đều có thể liên lạc với ban tổ chức để chia sẻ suy nghĩ hoặc đánh giá của họ, biết được điểm yếu của mình thông qua những phản hồi là một cơ hội tuyệt vời để những sự kiện trong tương lai của bạn hoàn hảo hơn.

12.Công cụ marketing:

Các ứng dụng di động được tuỳ chỉnh sẽ trở thành những công cụ quảng cáo đắc lực cho bất kỳ lãnh vực kinh doanh nào. Điều đó sẽ góp phần làm tăng lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.

13.Người phụ tá đắc lực tổ chức sự kiện:

Bạn có thể chắc chắn là bất kì thắc mắc nào của khách hàng về sản phẩm đều được giải đáp bởi thông tin đã được tích hợp đầy đủ cho họ thông qua ứng dụng này

Tuy nhiên, để cho việc sử dụng ứng dụng di động đạt hiệu quả, nằm trong tầm kiểm soát của bạn và phản ánh chính xác thông tin về sự kiện, thì bạn cần xem xét một cách kĩ lưỡng về mục đích của sự kiện đó. Dù thế nào đi nữa, thì khách hàng vẫn sẽ luôn cảm thấy tiện lợi với dịch vụ này.

Tại Việt Nam, hoạt động tương tư như thế này là Mobile marketing, không chỉ đơn thuần là việc gửi tin nhắn quảng cáo, kênh truyền thông này được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi, chương trình vui chơi trúng thưởng ... tùy theo các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Người làm sự kiện có thể liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ để được tư vấn thêm về các ứng dụng và hiệu quả của hình thức này cũng như để họ đáp ứng những yêu cầu của bạn.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Vì sao nên ứng dụng Mobile App vào tổ chức sự kiện?

Bài viết liên quan:

Nghề tổ chức sự kiện và lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Nghề tổ chức sự kiện được biết đến bởi sự năng động, sáng tạo của các bạn trẻ ngày nay. Không chỉ dừng lại ở đó, đến với nghề, bạn sẽ ngày càng hiểu biết thêm nhiều lĩnh vực khác. Những kiến thức này hình thành và tích luỹ trong suốt quá trình làm việc và làm giàu thêm vốn hiểu biết của bạn. Công ty Netmedia xin chia sẻ vài lĩnh vực cần phải hiểu biết của nghề tổ chức sự kiện.

Các bạn thường quan tâm công việc của người tổ chức sự kiện là gì? Tiếp nhận khách hàng, viết kế hoạch, triển khai kế hoạch, trực tiếp thực hiện, làm báo cáo sau sự kiện...

Hẳn những ai đã từng làm hoặc từng tìm hiểu về công việc này đều năm được một số điều như trên. Nhưng sự cuốn hút của nghề này không chỉ dừng lại ở đó, đến với nghề, bạn sẽ ngày càng hiểu biết thêm nhiều lĩnh vực khác mà khi làm những công việc khác bạn không thể có được.

Những kiến thức này hình thành và tích luỹ trong suốt quá trình làm việc của bạn, có khi nào bạn thử nhìn lại xem mình đã biết thêm những gì sau một thời gian làm việc không?

Giải trí

Một phần không thể thiếu trong sự kiện. Bạn phải thường xuyên cập nhật những hình thức giải trí mới lạ để mang đến những màu sắc và hơi thở mới cho chương trình.

Ngoài ra bạn còn phải có trong tay danh sách liên lạc những bầu sô, nghệ sĩ, người mẫu “hot” nhất để kịp thời đáp ứng thị hiếu của số đông. Làm trong lĩnh vực sự kiện, bạn sẽ có nhiều cơ hội tiếp cận với giới làm nghệ thuật và hiểu nhiều hơn về những công việc của họ.

Địa điểm - Nhà hàng khách sạn tổ chức sự kiện

Đây là đối tượng bạn phải làm việc thường xuyên nhất và hỗ trợ bạn nhiều nhất, vì vậy, duy trì một mối quan hệ tốt là điều nên làm. Bạn sẽ được họ tư vấn cho rất nhiều trong suốt quá trình hợp tác vì hơn ai hết, họ chính là những người tiếp xúc với nhiều sự kiện nhất và đôi khi họ biết cách thực hiện tốt nhất và phù hợp nhất đối với yêu cầu của khách hàng. Cũng nhờ họ, bạn sẽ biết thêm về rất nhiều các thuật ngữ hay dùng, hoặc tận dụng được nhiều mối quan hệ trong các mảng nhỏ khác như vận chuyển, F&B, hoa tươi...

In ấn – dàn dựng

Bạn sẽ được biết về rất nhiều hình thức in ấn và những ứng dụng của chúng trong các hạng mục của sự kiện. Bạn được tiếp cận với nhiều loại chất liệu mới lạ, nhiều kỹ thuật in độc đáo để làm giàu thêm vốn kiến thức của bạn. Hiểu biết nhiều về lĩnh vực này rất có ích vì trong quá trình thiết kế, dàn dựng, hiểu được chất liệu nào sẽ phù hợp trong điều kiện ánh sáng, thời tiết giúp bạn tư vấn cho khách hàng chính xác hơn. Ngoài ra các chất liệu mới được ứng dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ góp phần làm tăng hiệu ứng cho sự kiện.

Quà tặng

Từng loại sự kiện, từng đối tượng khách hàng sẽ phù hợp với những dạng quà tặng khác nhau. Vậy nên các loại quà tặng cũng phong phú và đa đạng, nhiều giá thành, xuất xứ khác nhau. Để có nguồn quà tặng tốt, bạn có thể tìm hiểu qua nhiều cách như nhờ mối quan hệ, trên mạng internet, các công ty quà tặng chào hàng trực tiếp. Chịu khó lựa chọn, xem xét vào tạo mối quan hệ nhiều khi sẽ giúp bạn có được nguồn hàng quà tặng chất lượng và mức chiết khấu tốt, giúp bạn tiết kiệm một khoản kha khá cho ngân sách.

Nhân sự

Quản lý nhân sự trong một sự kiện cũng là một kỹ năng cần lưu ý. Thực ra hiện nay, khi các công ty dịch vụ nhân sự phát triển thì những người quản lý trực tiếp sự kiện cũng được hỗ trợ phần lớn về mảng nhân sự như quản lý các helpers, PGs, PBs, Mascot, SUP...thậm chí là mảng nhân sự trong Giải trí như ca sĩ, diễn viên, MC...vì các công ty nói trên phụ trách và chịu trách nhiệm.

Tuy nhiên trau dồi thêm kỹ năng này không phải là thừa vì trong một số sự kiện chi phí eo hẹp không thể thuê ngoài để họ quản lý hoặc các sự kiện ở tỉnh không có các công ty cho thuê nhân sự thì bạn phải trực tiếp tuyển dụng và quản lý sao cho các bộ phận làm việc đồng nhất và hiệu quả với nhau.

Bên cạnh đó, các mẫu hợp đồng thuê mua dịch vụ hoặc thuê nhân sự bạn cũng là người phải hiểu rõ để tư vấn cho bộ phận hành chính, tránh sai sót xảy ra bởi những điều khoản không rõ ràng gây thiệt hại cho công ty.

Âm thanh ánh sáng:

Tương tự như dàn dựng thiết kế, bạn không nhất thiết phải nắm rõ công suất từng loại loa hay kỹ thuật lắp đặt, điều chỉnh âm thanh, nhưng ít nhất bạn phải biết tên các loại đèn cơ bản như đèn part, đèn pô lô, đèn spotlight và trong trường hợp nào thì sử dụng chúng. Cũng như trong khán phòng thì nên sử dụng hệ thống loa công suất bao nhiêu, còn sự kiện ngoài trời trong không gian rộng thì sử dụng loa công suất bao nhiêu. Thử tưởng tượng khi bạn thuyết trình với khách hàng về sự kiện của mình mà chỉ giới thiệu đi giới thiệu lại về “sân khấu có gắn đèn, loa đặt ở hai bên” mà không thể hiện được cho họ gắn đèn là gắn thế nào, đèn chiếu ra làm sao, thay đổi màu sắc hoặc cường độ như thế nào thì hẳn khách hàng sẽ mang câu hỏi to đùng ở trong đầu mà khó lòng được giải đáp.

Để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện, hãy trau dồi cho bạn những kiến thức về lĩnh vực cần phải hiểu biết trên đây. Công ty tổ chức sự kiện Netmedia xin chúc bạn thành công!

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Bài viết liên quan:

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý

Nguồn: netmedia.com.vn

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị không chỉ có khả năng hoạch định, tổ chức, và xử lý tình hướng tốt trong một chương trình sự kiện mà còn biết quản lý tốt khách mời thanh gia sự kiện - nhân tố vô cùng quan trọng làm nên thành công của sự kiện đó. Netmedia xin chia sẻ 4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện:

Xác định số lượng khách tham gia

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Điều tiết tốt việc check in

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | 4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói

Tổ chức sự kiện và kỹ năng xử lý sự cố thường gặp

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Vì sao nên ứng dụng Mobile Apps vào tổ chức sự kiện ?

1.Thông tin sự kiện được công bố một cách rộng rãi:

2.Tương tác với khách hàng:

3.Tăng thêm lợi ích cho nhà tài trợ:

4.Nhật ký cá nhân:

5.Tránh lãng phí:

6.Không phụ thuộc quá nhiều vào internet:

7.Nếu bạn tổ chức chuỗi sự kiện:

8.Thu gọn toàn bộ giao diện của web trên màn hình di động:

9.Bản đồ trong tay:

10.Chất lượng và đổi mới:

11.Phản hồi của khách hàng:

12.Công cụ marketing:

13.Người phụ tá đắc lực tổ chức sự kiện:

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Giải trí

Địa điểm - Nhà hàng khách sạn tổ chức sự kiện

In ấn – dàn dựng

Quà tặng

Nhân sự

Âm thanh ánh sáng:

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Xác định số lượng khách tham gia

Điều tiết tốt việc check in

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Liên kết web

On Google+

On Twitter

Tổ chức sự kiện on Facebook

Blog Archive

Labels

Blog Archive

Popular Posts

Giới thiệu về tôi

Recent Posts